Bayi sistemi nedir? KOBİ’ler için B2B sipariş yönetimi
Kısaca
- Bayi sistemi, bayilerin kendi şifresiyle girip yalnızca kendi fiyatını gördüğü ve sipariş talebini kendisinin oluşturduğu bir B2B alanıdır.
- Fiyat listesi gönderme, telefonda sipariş yazma ve “hangi bayiye hangi fiyat?” karmaşasını ortadan kaldırır.
- Online ödeme gerekmez: sipariş talebi gelir, siz onaylarsınız; ödeme ve teslimat sizin mevcut düzeninizle sürer.
Toptan satış yapan bir işletmeyseniz muhtemelen şu tabloyu biliyorsunuz: her bayiye ayrı fiyat listesi, WhatsApp’tan giden Excel dosyaları, telefonda alınan siparişler ve ay sonunda “hangi bayiye hangi fiyatı vermiştim?” sorusu. Bayi sistemi bu dağınıklığı tek bir yerde toplamak için vardır.
Bayi sistemi nedir?
Bayi sistemi, bayilerinizin kendi kullanıcı adı ve şifresiyle girdiği, yalnızca kendisine tanımlı fiyatı gördüğü ve sipariş talebini kendisinin oluşturduğu bir B2B (işletmeden işletmeye) alanıdır. Genelde mevcut web sitenizin içinde çalışır: ziyaretçiler herkese açık kataloğu görür, bayiler giriş yapınca kendi fiyatlarını görür.
Hangi işletmeler için uygundur?
- Yedek parça, oto, radyatör gibi çok kalemli ürün satıp bayilere dağıtan firmalar.
- Mobilya, tekstil, hırdavat, gıda gibi sektörlerde toptan çalışan üretici ve distribütörler.
- Fiyatını herkese açık göstermek istemeyen, yalnızca kayıtlı bayilere gösteren firmalar.
- Siparişleri hâlâ telefon ve WhatsApp ile toplayan, ama büyüdükçe karışıklık yaşayan işletmeler.
Excel ve WhatsApp ile yönetmenin gizli maliyeti
- Fiyat listesi güncellendiğinde eski dosyayı kullanan bayi yanlış fiyatla sipariş verir.
- Siparişler mesaj geçmişinde kaybolur; kimin ne istediğini sonradan bulmak zordur.
- Her bayiye farklı indirim uygulandığında hata payı artar.
- Siparişi ekibinizden biri elle yazarken yanlış kalem ya da adet girilebilir.
- Bayi geçmişini (toplam ne kadar sipariş verdi?) çıkarmak için dosyalar tek tek taranır.
Bayi sistemi nasıl çalışır?
- Ürünlerinizi ve normal fiyatlarınızı kataloğa girersiniz.
- Her bayi için bir kullanıcı adı ve şifre oluşturursunuz.
- Bayiye özel fiyat ya da indirim kuralını tanımlarsınız.
- Bayi siteye girer; yalnızca kendisine tanımlı fiyatı görür.
- Ürünleri sipariş listesine ekleyip sipariş talebi gönderir.
- Siz talebi panelden onaylar, reddeder ya da tamamlandı olarak işaretlersiniz.
Bayiye özel fiyat nasıl tanımlanır?
En esnek yapı, aşağıdaki yöntemlerin birlikte kullanılabilmesidir. Böylece “A bayisine her şeyde %10, ama radyatör kategorisinde %15” gibi kurallar bir kez tanımlanır ve bayi her girişinde doğru fiyatı görür.
| Yöntem | Ne zaman işe yarar | Örnek |
|---|---|---|
| Tüm ürünlerde indirim | Bayinin tüm alışverişinde sabit indirim istiyorsanız | Bayi A: her üründe %10 |
| Kategoriye özel indirim | Bir ürün grubunda farklı oran uygulayacaksanız | Radyatör kategorisinde %15 |
| Ürüne özel bayi fiyatı | Belirli bir ürüne sabit fiyat verecekseniz | Doblo radyatör: ₺640 |
Sipariş talebi hangi aşamalardan geçer?
| Durum | Anlamı |
|---|---|
| Yeni | Bayi talebi oluşturdu; onayınızı bekliyor. Bu aşamada bayi talebi iptal edebilir. |
| Onaylandı | Siz talebi kabul ettiniz; hazırlık sürüyor. |
| Tamamlandı | Sipariş teslim edildi ya da kapandı. |
| Reddedildi | Talep kabul edilmedi. |
| İptal | Bayi, siz onaylamadan önce talebi geri çekti. |
Telefonla gelen siparişi de aynı yere yazın
Her bayi siteye girip sipariş vermeyecektir; bazıları aramaya devam eder. İyi bir bayi sisteminde siz de siparişi bayi adına panelden girebilirsiniz. Ürünü adından ya da kodundan bulur, adedi yazarsınız; fiyat bayinin kurallarına göre otomatik hesaplanır. Anlaştığınız özel bir fiyat varsa kalem bazında elle yazabilirsiniz. Böylece telefon, WhatsApp ve site siparişleri aynı listede, aynı numara düzeniyle toplanır.
Bayi sistemi mi, e-ticaret mi?
- Müşteriniz tüketiciyse ve sepetle ödeme yapacaksa: e-ticaret.
- Müşteriniz kayıtlı bayiyse ve fiyat, vade, teslimat sizinle konuşuluyorsa: bayi sistemi.
- İkisini birden yapıyorsanız: herkese açık katalog + bayilere özel fiyat katmanı.
Başlamadan önce kontrol listesi
- Ürün listeniz ve normal fiyatlarınız Excel’de düzenli mi?
- Bayilerinizin listesi ve her birinin indirim kuralı yazılı mı?
- Fiyatı herkese gizleyecek misiniz, yoksa yalnızca bayilere mi göstereceksiniz?
- Önce 2–3 güvendiğiniz bayiyle denemeye hazır mısınız?
- Siparişi kim onaylayacak ve ne kadar sürede dönülecek?
Kolay Firma Sitesi’nde bayi sistemi
Kolay Firma Sitesi’nde bayi sistemi hazır web sitesinin üzerinde çalışır: bayiye özel fiyat ve indirim, sipariş talebi, bayi adına sipariş girişi ve her bayinin geçmişi, toplam tutarı ve son siparişi tarih aralığıyla panelde görünür. Önce 2–3 bayiyle başlayıp sonra tümüne açmanızı öneririz.
Sık sorulanlar
Bayi sistemi için web sitesine ihtiyacım var mı?
Evet, bayi girişi bir web sitesinin içinde çalışır. Siteniz yoksa hazır bir temayla birlikte kurulur.
Bir bayi diğer bayilerin fiyatını görebilir mi?
Hayır. Her bayi yalnızca kendisine tanımlı fiyatı görür.
Bayi sistemiyle online ödeme alınır mı?
Hayır. Bayi sipariş talebi oluşturur; ödeme, vade ve teslimat sizin mevcut düzeninizle sürer.
Telefonla gelen siparişi sisteme girebilir miyim?
Evet. Siparişi bayi adına panelden girersiniz; fiyat bayinin kurallarına göre hesaplanır, isterseniz kalem bazında özel fiyat yazabilirsiniz.
Bayiye özel fiyat, sipariş talebi ve bayi adına sipariş girişi nasıl çalışıyor?